Poradnik użytkownika

Na co zwrócić uwagę przy zakupie urządzenia fiskalnego? Co oznaczają takie pojęcia jak "fiskalizacja", czy "homologacja"? Jakie obowiązki spoczywają na użytkownikach kas i drukarek fiskalnych? Odpowiedzi na te i inne pytanie znajdziesz w poradniku użytkownika.

Zagadnienia ogólne

Na co zwrócić uwagę przy zakupie urządzenia fiskalnego?

Kasa czy drukarka fiskalna - różnice

Kasa fiskalna jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Baza towarów i usług (PLU) znajduje się wewnątrz urządzenia.

Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym tj. np. z komputerem wyposażonym w odpowiednie oprogramowanie.

Warto zwrócić uwagę także na kasy systemowe, które mogą pracować samodzielnie lub jako element systemu sprzedażowego. Drukarki fiskalne i kasy systemowe najlepiej sprawdzają się w większych placówkach handlowych, gdzie ważne jest zaawansowane zarządzanie i kontrola prowadzonej działalności.

Urządzenie z kopią elektroniczną paragonu czy z papierową?

Podatnicy rejestrujący obroty na urządzeniach fiskalnych są zobowiązani do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat. Obecnie na rynku dostępna jest kopia papierowa oraz elektroniczna (zapisywana na karcie SD/SDHC).

Elektroniczna kopia paragonu ma bardzo wiele zalet - pozwala uniknąć wydatków związanych z zakupem i przechowywaniem papierowych rolek papieru, ułatwia szybki dostęp do zarejestrowanych informacji, a jej zastosowanie jest bardziej ekologiczne niż drukowanie na papierze.

Wybór urządzeń peryferyjnych

Do urządzenia fiskalnego można podłączyć urządzenia peryferyjne takie jak np. skanery, wagi, czy czytniki kodów. Ponadto w przypadku kas i drukarek systemowych wyposażonych w porty COM, urządzeniami peryferyjnymi, podłączonymi bezpośrednio do kasy lub drukarki, można w bardzo wygodny sposób sterować z poziomu komputera.

Kasy i drukarki współpracują z szufladami kasjerskimi i w związku z tym warto również zwrócić uwagę na kompatybilność z interfejsami napięciowymi dostępnych na rynku szuflad tj: 6V, 12V, 18V, oraz 24V.

Funkcja wideomonitoringu

Właściciele punktów handlowych posiadający kasę lub drukarkę z funkcją monitora transakcji mogą kontrolować sprzedaż w sklepie poprzez porównanie zapisu na paragonie z zapisem z kamer. Najłatwiej jest korzystać z tej funkcji, jeśli w urządzeniu dostępny jest port Ethernet.

Podgląd może mieć miejsce na dowolnym komputerze z dostępem do internetu i wyposażonym w odpowiednią aplikację np. na zapleczu sklepu lub w biurze. Obraz jest wyświetlany w czasie rzeczywistym oraz zapisywany na dysku do celów późniejszej weryfikacji. Możemy też wyszukiwać według szczegółowych kryteriów fragmenty nagrania np. według sprzedanych towarów, operatorów, kwot transakcji, stornowanych pozycji, czy anulowanych paragonów.

Komfort i ergonomia pracy

Najnowsze urządzenia znacznie wpływają na poprawę ergonomii pracy. Dzięki coraz mniejszym gabarytom, a także dostosowanym do użytkownika kształtom i lepszej jakości wyświetlaczom, praca na nich jest znacznie wygodniejsza. Niektóre drukarki posiadają zewnętrzne wyświetlacze, a nawet pracują w pionie i poziomie, co pozwala na dowolne zorganizowanie stoiska kasjerskiego i znaczną oszczędność przestrzeni.

Jaki charakter ma Twój biznes?

Gabinety lekarskie, kancelarie prawne, szkoły jazdy, parkingi, bazary

Jeżeli natężenie sprzedaży jest niewielkie, a paragony wystawiane są w placówce lub u klienta, to doskonałe sprawdzą się małe i mobilne urządzenia fiskalne typu Mobile HS EJ, czy Temo HS EJ.

Kioski, sklepy pamiątkarskie, salony fryzjerskie

W niewielkich placówkach handlowych zastosowanie znajdują małe kasy fiskalne typu Bingo HS EJ.

Lokale gastronomiczne, sklepy o dużym natężeniu ruchu, supermarkety

Gdy sprzedaż jest duża, najlepiej sprawdzą się kasy systemowe np. Neo XL, a także drukarki fiskalne z rodziny Thermal.

Apteki

Apteki to bardzo wymagające placówki handlowe. Drukarki fiskalne w tego typu miejscach prowadzenia sprzedaży muszą sprostać m.in. trudnościom związanym z egzekwowaniem refundacji z NFZ, a także zmieniającym się wymogom prawa. Urządzenia powinny uwzględniać specyfikę sprzedaży, naktórą składają się m.in. wycena recept, wycena leku robionego, czy zamówienia na lek recepturowy.

Słownik pojęć fiskalnych

Kasa rejestrująca

Urządzenie elektroniczne ewidencjonujące i rejestrujące w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi.

PTU (ang. VAT)

Podatek od Towarów i Usług. W urządzeniach fiskalnych stawki podatkowe są definiowane i zapisywane do pamięci fiskalnej po raz pierwszy podczas fiskalizacji urządzenia i mogą być zmieniane w trakcie użytkowania kasy (maksimum 30 razy).

Fiskalizacja

Jest to proces nieodwracalny, polegający na przełączeniu kasy z trybu niefiskalnego w tryb fiskalny. W procesie tym przedstawiciel autoryzowanego serwisu kasy wprowadza do jej pamięci dostarczone przez użytkownika następujące dane:

  • stawki PTU
  • nagłówek kasy (nazwę i adres siedziby firmy , miejsce instalacji kasy)
  • NIP
Raport dobowy

Raport dobowy jest podstawowym fiskalnym raportem rozliczeniowym, który należy wykonywać codziennie po zakończeniu sprzedaży. W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego.

Raport okresowy

Raport okresowy umożliwia odczyt informacji zapisanych w pamięci fiskalnej w danym przedziale czasu. Specjalna forma tego raportu - fiskalny raport okresowy miesięczny - zawiera wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów.

Obrót

Obrót to suma brutto paragonów (niezależnie od rodzaju form płatności. Opakowania zwrotne nie są wliczane do obrotu).

Utarg

Utarg to suma brutto paragonów fiskalnych (obrót) płaconych gotówką i kwot wynikających z obrotu opakowaniami zwrotnymi (przyjęcia i zwroty).

Stan kasy

Stan kasy to ilość gotówki w kasie, która wynika ze sprzedaży gotówkowej, przyjęć i zwrotów opakowań zwrotnych rozliczanych gotówką oraz wpłat i wypłat z kasy.

Totalizery

Totalizery - Wewnętrzne liczniki kasy, w których przechowywane są informacje o sprzedaży w poszczególnych stawkach podatkowych (A...G), liczbie wystawionych paragonów, liczbie i kwocie anulowanych paragonów itp. Totalizery są zerowane po wykonaniu raportu dobowego.

Numer ewidencyjny kasy

Numer ewidencyjny kasy to numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.

Numer unikatowy kasy

Numer unikatowy kasy - numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia.

Pamięć fiskalna

Pamięć fiskalna jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Paragon fiskalny

Jest to dokument fiskalny, wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży.

Wydruk niefiskalny

Jest to każdy, niezawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez urządzenie fiskalne przed jego fiskalizacją oraz każdy inny dokument niezawierający transakcji sprzedaży, dopuszczony programem pracy urządzenia do druku, poza paragonem fiskalnym, fakturą VAT i raportami fiskalnymi.

Homologacja

Homologacja to decyzja dopuszczająca do obrotu urządzenie fiskalne. Wydaje ją Prezes Głównego Urzędu Miar. Do 1 września 2001 roku, decyzje wydawane były przez Ministra Finansów.

Obsługa i użytkowanie

Jak rozpocząć pracę z urządzeniem fiskalnym?

Krok1: Wybór i zakup urządzenia fiskalnego

Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dziale "Na co zwrócić uwagę przy zakupie urządzenia fiskalnego?"

Skontaktuj się z naszym Oddziałem. Nasi specjaliści dobiorą urządzenie odpowiednie do Twoich potrzeb i zapewnią pełnozakresową obsługę Twojej firmy - począwszy od instalacji urządzenia, a skończywszy na jego serwisowaniu.

Krok2: Powiadomienie Urzędu Skarbowego

Po zakupie kasy lub drukarki rejestrującej należy, na co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem fiskalizacji, złożyć pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego (Druk: Zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania). Pismo niniejsze powinno zawierać dokładną liczbę zgłaszanych do fiskalizacji urządzeń oraz ich miejsce instalacji. Należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia (włącznie z rezerwowymi).

Pamiętaj: Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot w wysokości 90 % ceny netto urządzenia, nie więcej jednak niż 700 PLN za sztukę. Dodatkowo zakup urządzenia fiskalnego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że odliczenia będą dotyczyły tylko wcześniej zadeklarowanej w Urzędzie Skarbowym liczby urządzeń fiskalnych.

Krok3: Zaprogramowanie i konfiguracja urządzenia

Kolejnym etapem jest zaprogramowanie i skonfigurowanie urządzenia. Pomoże nam w tym Serwisant. Udzielone przez niego instrukcje ułatwią sprawną i szybką obsługę klientów oraz prawidłową sprawozdawczość, potrzebną dla kontroli skarbowej lub podatkowej.

Krok 4: Fiskalizacja

Fiskalizacja to etap, w którym nieodwracalnie uaktywnia się pamięć fiskalną. Operację fiskalizacji przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź dystrybutora kas i drukarek fiskalnych. Od tej pory w pamięci fiskalnej będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane w urządzeniu.

Krok 5: Zgłoszenie urządzenia do Urzędu Skarbowego

W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy zarejestrować urządzenie w Urzędzie Skarbowym (odpowiedni druk jest dostarczony razem z kasą). Następnie Urząd nadaje numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadamia o tym podatnika.

Obowiązki podatnika

Ewidencjonowanie obrotu

Przedsiębiorca który rozpoczyna rejestrację obrotów na urządzeniu fiskalnym, musi pamiętać, że zobowiązany jest rejestrować każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych i wydawać klientowi oryginał paragonu.

Wykonywanie raportów

Na koniec każdego dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego należy wykonać dzienny raport fiskalny. Urząd skarbowy wymaga też od podatnika miesięcznych raportów sprzedaży, sporządzanych na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego.

Przechowywanie kopii paragonów

Wymaga się, aby dokumenty kasowe były przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji.

Wykonywanie przeglądów technicznych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 (Dz. U. poz. 363) w sprawie kas rejestrujących, konieczne jest dokonywanie przeglądów technicznych urządzeń fiskalnych nie rzadziej niż co 2 lata. Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia.

Najczęstsze problemy

Jak zarejestrować na kasie sytuację, kiedy klient posiadając paragon potwierdzający transakcje zakupu chce zwrócić zakupiony towar?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zasada działania kas rejestrujących nie przewiduje zwrotów, czy też anulowania zakończonego paragonu. W przypadku zwrotu towaru przez klienta możliwa jest tylko korekta ręczna w dokumentacji księgowej. Szczegóły takiej operacji opisuje rozporządzenie ministra finansów z dnia14 marca 2013 roku (§3.4).

Czy kasa Posnet obsługuje walutę Euro?

Obsługę Euro jak i inne rodzaje walut, posiada każde urządzenie Posnet z bieżącej oferty. W przypadku wprowadzenia do obiegu jednostki monetarnej Euro, użytkownik będzie mógł samodzielnie lub przy pomocy autoryzowanego serwisu dokonać odpowiedniej zmiany środka płatności w kasie rejestrującej.

W jaki sposób uzyskać kopie wydruków z kasy wyposażonej w kopię elektroniczną?

Kopie wszystkich wydruków można uzyskać poprzez wywołanie funkcji w menu kasy: „Kopia elektroniczna”. Dokumenty zakończone raportem dobowym są dostępne w pozycji: „Zawartość IND”, zaś przed raportem przechowywane są w folderze: „Zawartość pamięci podręcznej”. Filtrowanie wydruków dostępne jest według typu wydruku, zakresu dat i zakresu numerów.

Zmiana czasu zimowy – letni, aktualizacja czasu w kasach Posnet?

Użytkownik może samodzielnie dokonać aktualizacji wskazań zegara w kasach i drukarkach fiskalnych. Czynność musi być poprzedzona wydrukiem raportu dobowego. Maksymalna wartość zmiany ustawień zegara to: +/- 60 minut. Zmiany takiej można dokonać tylko jeden raz po wykonaniu każdego raportu dobowego.

Programy użytkowe

Użytkowanie programu Posnet Archiwizator

Program do obsługi nośników kopii elektronicznej, który ma za zadanie ułatwić i zautomatyzować proces analizy danych zawartych na nośnikach kopii elektronicznej generowanych przez urządzenia fiskalne.

Użytkowanie programu Posnet OPF

Program obsługi drukarek fiskalnych, który ma za zadanie umożliwić odczyt pamięci fiskalnej oraz wykonywanie raportu okresowego z jej zawartości. Odczyt pamięci fiskalnej wykonywany jest za pośrednictwem standardowego interfejsu komunikacyjnego drukarki, a pobrane dane są zapisywane na dysku lokalnym komputera.

Użytkowanie programu Posnet Archiwizer

Program do archiwizacji nośników kopii elektronicznej, który ma za zadanie odczytywać nośniki kopii elektronicznej bezpośrednio z urządzenia z wykorzystaniem dedykowanego mechanizmu do tego celu służącego. Dodatkowo umożliwia późniejsze nagranie takiej kopii na nośnik wymienny w celu odtworzenia nośnika kopii w przypadku jego uszkodzenia.

Pobierz program: Posnet Archiwizer 2.0.1.171 3,75 MB

Użytkowanie programu Posnet Grafik

Program dla drukarek fiskalnych Posnet Thermal HD oraz Posnet Thermal XL, umożliwiający wczytywanie plików graficznych do pamięci drukarek, a także podstawową konfigurację (wybór miejsc wydruku grafiki)

Pobierz program: Posnet Grafik 1.01.zip 706,92 kB